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Comment écrire des emails auxquels les gens répondront ?

En ce qui concerne les mails, je pense qu’il y a une conclusion sur laquelle nous pouvons toutes être d’accord: vous voulez que les gens répondent. Sinon, pourquoi voudriez-vous perdre du temps à les écrire?  « Bien sûr, » murmurez-vous à l’écran de votre ordinateur tout en secouant la tête, « Mais c’est plus facile à dire qu’à faire. »

Pousser les gens à appuyer sur le bouton «répondre» est un défi, surtout lorsque ce destinataire est important, demandé et incroyablement occupé. Quand vous savez que vous n’ajoutez qu’une notification de plus à une boîte de réception déjà remplie, il est facile de se résigner au fait que votre message sera peut-être filtrée.

Et si ce n’était pas le cas? Et s’il y avait quelque chose que vous pouviez faire pour augmenter considérablement vos chances de recevoir une réponse? Bonne nouvelle: il y a seulement deux règles simples que vous devez suivre si vous voulez que les gens répondent à vos emails.

 

  • ECRIVEZ DES EMAILS CLAIRS ET PRECIS

L’auteur et expert en communication Zak Slayback a publié sur LInkedin des conseils sur la rédaction des mails.

Dans le post, il mentionne plusieurs conseils qui sont utiles lorsque vous envoyez des emails à des personnes occupées. Mais, celui qui se démarque vraiment est celui-ci: « Ne soyez pas du temps perdu ! ».

Il est important de se rappeler que les gens occupés sont occupés. Donc, si votre message semble prendre beaucoup de temps et qu’il faudra beaucoup de temps pour répondre, il sera probablement laissé pour plus tard (et probablement oublié pour l’éternité).

Comment pouvez-vous démontrer qu’il est effectivement plus facile de répondre à votre courriel immédiatement que de le sauvegarder plus tard? En étant explicitement clair avec votre demande.

Là vous vous dites : « attends une minute . . . je fais déjà des demandes spécifiques moi » et vous argumentez : « hé, je sais écrire des e-mails et  j’inclus déjà des demandes claires dans mes messages. »

C’est facile de penser ça. Mais il est sûr que vous n’êtes pas aussi précis que vous voulez le croire. Alerte spoiler: Des choses comme «pourriez-vous m’éclairer », «j’aimerai avoir votre avis sur » ou «restons en contact» ne constituent pas des demandes aussi claires.

« Ils disent tout simplement : « Perte de temps ! » à la personne très occupée, mais ils ont l’air de demandes claires selon l’expéditeur », explique Slayback. « Il est alors confus ou offensé lorsque la personne très occupée ne répond pas. »

Ainsi, le secret de la réussite des réponses n’est pas seulement de clarifier votre demande, mais aussi de la rendre incroyablement facile à traiter. Voyons un exemple pour illustrer cette différence.

Au lieu d’écrire quelque chose comme:

J’aimerais avoir votre avis sur mon parcours et en savoir plus sur la poursuite d’une carrière en ingénierie. Pouvons-nous planifier un moment pour discuter?

Ecrivez:

Je souhaiterai poursuivre une carrière en ingénierie et je voudrais votre avis sur la question. Selon vous quelle est la compétence clé dont vous pensez que quelqu’un a besoin pour réussir en ingénierie?

Vous voyez la différence? Ce destinataire incroyablement occupé pourrait répondre à cette deuxième question avec un seul mot s’il le voulait, plutôt que de devoir vérifier qui vous êtes, de coordonner son emploi du temps et de décider si vous valez ou non le temps d’un rendez-vous.

  • NE BOURREZ PAS VOS EMAILS

Et là vous vous dites : « mais j’ai plein de choses à demander ! »

Quand vous avez envie d’entrer en contact avec quelqu’un, il est tentant de penser que vous devriez absolument tout dire dans ce seul message. Cependant, c’est la pire approche.

« Une personne très occupée jongle constamment entre l’urgent et de l’important », explique Slayback dans l’article, « Votre email ne doit absolument pas coûter du temps à votre destinataire. » Rappelez-vous : Le temps c’est de l’argent…

En d’autres termes, vous devez commencer par quelque chose de simple et facile. Une fois que vous avez une réponse, vous pouvez continuer sur cet élan.

Alors, bonne chance les lady boss dans vos futures rédactions de courriels.

Source : https://www.fastcompany.com

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The Author

Gabrielle SOKENG

Gabrielle SOKENG

Gabrielle Eve SOKENG, rédactrice web, directrice de publication de votre E-Mag, africaine, afropositive et entrepreneure. Je suis curieuse de la vie et je prend avec plaisir tout ce qu'elle m'offre. J'anime la rubrique Boss Lady sur Aza Mag

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